Browsed by
Avainsana: Kirjanpito

Näin teet kirjanpitolain vaatiman kahdenkertaisen kirjanpidon

Näin teet kirjanpitolain vaatiman kahdenkertaisen kirjanpidon

Tämä blogikirjoitus on ensimmäinen kirjoitukseni yhdistysten kirjanpidosta. Tässä kirjoituksessa käsittelen kirjanpitolain asettamat vaatimukset kahdenkertaisen kirjanpidosta, ja miten vaatimukset voidaan täyttää. Myöhemmissä blogikirjoituksissa paneudun tarkemmin yksittäisiin kirjanpidon osiohin, kuten pääkirjaan, kassakirjaan, tuloslaskelmaan, tilinpäätökseen, yhdistyksen palkkojen, palkkioiden tai lahjoitusten kirjaamiseen yms. Blogikirjoitusten aiheideoita voi lähettää minulle osoitteeseen markus.hautajarvi@rahastonhoitaja.fi.

Yhdistyksen kahdenkertainen kirjanpito

Kirjanpitolain 1 luvun 2 § vaatii kaikilta rekisteröidyiltä yhdistyksiltä kahdenkertaisen kirjanpidon. Kirjanpitoon kirjataan kaikki menot, tulot, rahoitustapahtumat sekä niiden oikaisu- ja siirtoerät (Finlex, Luku 2, pykälä 1.) Kahdenkertainen kirjanpito tarkoittaa kirjanpitotapaa, jossa jokainen tapahtuma merkitään kahdelle kirjanpitotilille; mistä raha on tullut, ja minne se on mennyt. Esimerkkikirjaus:

  1. Raha tullut: Jäsenmaksu 25 euroa.
  2. Raha mennyt: Pankkitili 25 euroa.

Lisäksi jokaisella kirjanpitotilillä (esimerkiksi jäsenmaksutili) on kaksi puolta: Debet ja Kredit (Huom. Nämä eivät liity pankkikorttien debit ja credit -puoliin!). Rahastonhoitaja.fi-palvelussa käyttäjän ei tarvitse tietää Kreditistä tai Debetistä, sillä järjestelmä valitsee sen automaattisesti riippuen teetkö menokirjauksen vai tulokirjauksen. Tämän ansiosta kahdenkertainen kirjanpito tulee automaattisesti. Halutessaan käyttäjä voi tehdä erikseen käsin kirjauksia. Tällöin käyttäjän tulee muistaa tehdä kirjaus kahdelle kirjanpitotilille, jotta tase pysyy tasan.

Kuvassa 1 on aiempi esimerkki tehtynä Rahastonhoitaja.fi-palvelussa. Laskutuksen yhteydessä valitaan mistä raha on tullut (kirjanpitotili: Jäsenmaksutulot 5001), jonka perusteella järjestelmä tekee kirjauksen. Laskun maksaja puolestaan valitsee kuitatessaan laskun, mihin raha on mennyt: pankkitilille vai käteisvaroihin. Tältä videolta näet, miten laskutus ja käyttäjän kuittaus maksusta tapahtuu.

Kahdenkertainen kirjanpito tulee automaattisesti. Kuvassa laskutuksen yhteydessä tehtävät valinnat.
Kuva 1. Esimerkissä järjestelmä tekee laskutuksen perusteella kahdenkertaisen kirjanpidon kirjauksen.

Mikäli käyttäjä kuittaa maksaneensa laskun pankkitilille, tekee järjestelmä tapahtumasta puolestasi seuraavanlaisen kirjauksen:

  1. Raha tullut: Jäsenmaksu 25 euroa
  2. Raha mennyt: Pankkitili 25 euroa

Kuvassa 2 näet esimerkin kirjauksen Rahastonhoitaja.fi-palvelussa. Lisäksi kirjaukseen tulee automaattisesti tositenumero, selite (Jäsenmaksu), maksaja ja päivämäärä.

Rahastonhoita.fi-palvelussa näet tulo- ja menokirjaukset.
Rahastonhoita.fi-palvelussa näet tulo- ja menokirjaukset.

Näin saat helposti kahdenkertaisen kirjanpidon sekä pidettyä taseen tasan.

-Markus

Yhdistysten rahastonhoito helpottuu

Yhdistysten rahastonhoito helpottuu

Suomessa on 100 000 yhdistystä, joista isoa osaa hoidetaan vapaaehtoisvoimin. Rahastonhoito koetaan yhdistyksissä työlääksi – laskutus, maksuista muistuttelu ja kirjanpito vaativat rahastonhoitajilta paljon työtä ja osaamista.

Mikä on Rahastonhoitaja.fi?

Rahastonhoitaja.fi on uusi verkkopalvelu, joka tuo sähköisen kirjanpidon ja laskutuksen myös pienimmille yhdistyksille ja ryhmille. Uusimpien ratkaisujen avulla rahastonhoitajat säästävät 90% työajastaan. Esimerkiksi jo automaattisten maksumuistutuksien avulla rahastonhoitajat säästävät useita tunteja työtä, sillä avoimien saatavien seuranta verkkopankista ja jäsenten muistuttaminen erääntyneistä saatavista on työlästä.

Sähköistä rahastonhoitoa

Sähköinen rahastonhoito on nopeampaa, helpompaa ja fiksumpaa. Ryhmälaskun muodostaminen onnistuu 20 sekunnissa, maksumuistutukset on automatisoitu ja yhdistyksen talouden reaaliaikainen seuranta onnistuu netissä millä laitteella tahansa, milloin tahansa. Monipuoliset ja automatisoidut ominaisuudet antavat rahastonhoitajille uusia keinoja toimia yhdistyksen rahastonhoitajana.

Järjestelmällistä rahastonhoitoa

Yhdistyksen siirtyminen sähköiseen rahastonhoitoon tarkoittaa muutakin kuin ajansäästöä. Yhdistyksen hallitus saa päätöksenteon tueksi reaaliaikaisen kuvan yhdistyksen ja alajaostojen taloudellisesta tilanteesta. Sähköisen rahastonhoidon avulla yhdistyksen hallituksen on mahdollista seurata erääntyneitä saatavia, budjetoimattomia menoja tai vaikkapa tutkia alajaostojen tuloslaskelmien kehitystä. Aiemmin tilanteen hahmottaminen vain kuukausittaisista välitilinpäätöksistä oli työlästä ja hidasta, minkä takia yhdistysten oli haastavaa tehdä tärkeitä taloudellisia päätöksiä.

Yhdistyksen hallituksen lisäksi sähköisestä rahastonhoidosta hyötyvät yhdistyksen jäsenet ja asiakkaat. Jäsenten ja asiakkaiden ei tarvitse säilöä paperisia laskuja, vaan standardin mukaiset PDF-laskut ja maksumuistutukset löytyvät aina sähköpostista. Asianmukainen laskutus luo asiakkaille yhdistyksestä luotettavan ja hallitun kuvan.

Läpinäkyvyys on sähköisen rahastonhoidon tuoma etu. Rahastonhoitaja voi lähettää Rahastonhoitaja.fi-verkkopalvelusta jäsenille yhdistyksen tai ryhmän suunnitellun budjetin, toteutuneen tuloslaskelman ja tilinpäätöksen. Tämän avulla jäsenet näkevät, mihin heidän maksunsa menevät. Läpinäkyvyys yhdistyksen kustannuksista on tärkeää, jotta jäsenten luottamus yhdistyksen hallitukseen säilyy. Etenkin junioriurheilussa kuukausittaiset maksut voivat kohota korkeiksi, jolloin yhdistys voi parantaa imagoaan läpinäkyvyydellä.

Rahastonhoitaja.fin tarina

Vuonna 2015 Tonista tuli oululaisen salibandyjoukkueemme uusi rahastonhoitaja. Vanha rahastonhoito oli tehty exceleillä, maksuja piti etsiä verkkopankista eikä kahdenkertainen kirjanpitokaan ollut tuttua. Lisäksi joukkuekavereitten maksuja oli usein myöhässä, joiden seurantaan ja muistutteluun meni paljon aikaa. Treeneissä saatiin idea rahastonhoitojärjestelmästä, joka säästäisi Tonilta monen illan työt. Palvelun valmistuttua Tonin ei ole enää tarvinut muistutella ketään laskuista, excelit on roskakorissa ja kahdenkertainen kirjanpito tulee automaattisesti. Lisäksi Toni säästää vapaa-aikaa 10 tuntia joka kuukausi.

Nyt tuotiin palvelu muidenkin käyttöön. Enää sähköinen rahastonhoito ei ole isojen yhdistysten etuoikeus.

 

Markus Hautajärvi, Toimitusjohtaja

markus.hautajarvi@rahastonhoitaja.fi

+358 400 267842